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Avant l’AG

J-21 (au plus tard) :  Convocation et pièces jointes

L’article 9 du décret du 17 mars 1967 impose un délai minimal de vingt-et-un jours entre l’envoi de la convocation et la date de l’assemblée générale, sauf si le règlement de copropriété prévoit un délai plus long. La convocation doit comporter l’ordre du jour précis, les projets de résolution, et l’ensemble des pièces nécessaires pour permettre un vote éclairé : devis pour les travaux, contrats à approuver, comptes de l’exercice, projet de budget prévisionnel, situation des impayés.

Points de vigilance :

— Le mode d’envoi est libre, mais doit permettre la preuve de la réception : LRAR, lettre recommandée électronique avec consentement préalable du copropriétaire, ou remise contre émargement.

— L’absence d’une pièce justificative attachée à une résolution rend la résolution annulable. Un devis manquant pour des travaux importants fragilise toute la décision.

— Une résolution non inscrite à l’ordre du jour n’est pas valablement adoptée, même si l’assemblée la vote.

J-7 : Préparation finale

C’est le moment où l’on prépare le déroulé de la séance et où l’on anticipe les votes sensibles. À vérifier : pouvoirs en retour (un copropriétaire ne peut pas détenir plus de trois pouvoirs, sauf si le total des voix dont il dispose avec ses mandats ne dépasse pas 10 % des voix du syndicat), questions susceptibles d’être soulevées en séance, majorités requises pour chaque résolution. C’est aussi le bon moment pour identifier les copropriétaires fragilisants : impayés, position constamment opposée, projet personnel sur un lot.

Pendant l’AG

Jour J / Tenue de l’assemblée

Trois éléments structurent la journée :

1. La feuille de présence, signée à l’entrée par chaque copropriétaire ou son mandataire. Elle conditionne le quorum et le décompte des voix sur chaque résolution. C’est une pièce qui sera produite en cas de contentieux.
2. La désignation du président de séance, du secrétaire et des scrutateurs (article 15 du décret de 1967). Trois rôles distincts à la même séance, à acter dès le démarrage.
3. Le vote des résolutions, dans l’ordre de l’ordre du jour, selon les majorités prévues par la loi (articles 24, 25, 25-1, 26 de la loi du 10 juillet 1965 — majorité simple, majorité absolue, majorité absolue avec double majorité, et unanimité dans les cas les plus contraignants). Chaque vote doit être consigné : nombre de voix « pour », « contre », « abstention », nom des opposants et des abstentionnistes lorsque la résolution est rejetée ou adoptée dans des conditions susceptibles d’être contestées.

Point de vigilance : ne pas négliger la formulation exacte des résolutions adoptées. Une décision adoptée dans une formulation différente de celle de l’ordre du jour est fragilisée. En cas de divergence en séance, la voie la plus sûre est d’ajourner la résolution pour la réinscrire correctement à une AG ultérieure.

Après l’AG

J+8 (recommandation pratique) / Rédaction et signature du procès-verbal

Le procès-verbal est rédigé à l’issue de la séance et signé par le président, le secrétaire et les scrutateurs (article 17 du décret de 1967). Il n’y a pas de délai légal de huit jours, mais en pratique, attendre plus d’une semaine pour finaliser le procès-verbal expose à des contestations sur la fidélité du compte rendu. Un procès-verbal qui consigne précisément les votes, les voix dissidentes nominales et les résolutions ajournées est la meilleure protection du syndicat des copropriétaires.

J+30 (délai légal) / Notification du procès-verbal

L’article 18 du décret du 17 mars 1967 dispose que le syndic notifie, dans le délai d’un mois à compter de la tenue de l’assemblée, le procès-verbal aux copropriétaires opposants et défaillants. C’est cette notification qui fait courir le délai d’action en contestation.

Point de vigilance : la notification doit identifier précisément le destinataire, contenir le procès-verbal complet (et non un extrait), et utiliser un canal qui permet la preuve de la date de réception. Une notification incomplète ou non probante peut empêcher la forclusion du délai d’action — autrement dit, ouvrir indéfiniment la possibilité d’une contestation.

J+60 (à compter de la notification) / Fin du délai pour contester

L’article 42 alinéa 2 de la loi du 10 juillet 1965 prévoit que les actions qui ont pour objet de contester les décisions des assemblées générales doivent être introduites, à peine de déchéance, par les opposants ou défaillants dans un délai de deux mois à compter de la notification du procès-verbal. Ce délai court à compter de la notification, non de la tenue de l’AG. Si le procès-verbal n’a pas encore été notifié, le délai n’a pas commencé à courir.

Point de vigilance : seuls les opposants et les défaillants peuvent contester. Un copropriétaire qui a voté en faveur d’une résolution ne peut pas la contester ensuite, sauf cas particuliers (vice du consentement, défaut d’information). Il est donc crucial que le procès-verbal identifie précisément, résolution par résolution, qui a voté contre et qui était défaillant.

Erreurs récurrentes à éviter

Convocation envoyée moins de 21 jours avant la date de l’AG. Toutes les résolutions adoptées peuvent être contestées sur ce seul fondement.

Pièce manquante jointe à la convocation (devis pour des travaux, contrat à approuver). Annulation possible des résolutions concernées.

Procès-verbal qui ne précise pas le sens du vote individuel de chaque opposant. Difficile, ensuite, de déterminer qui a qualité pour contester.

Notification du procès-verbal incomplète ou non probante. Le délai de contestation ne commence pas à courir, et la sécurité juridique des décisions est compromise.

Délai de deux mois calculé à compter de la tenue de l’AG, et non de la notification. Erreur de calcul fréquente qui fait perdre des dossiers.

Comment SDA vous accompagne

Nous intervenons à plusieurs moments : relecture de la convocation et des pièces avant envoi, présence ou conseil en amont d’une AG sensible, analyse du procès-verbal et conduite d’une éventuelle action en contestation (ou défense d’une AG contestée). Le cabinet accompagne régulièrement des syndics professionnels, des conseils syndicaux et des copropriétaires en Occitanie et en PACA.

Une AG sensible à préparer ou à contester ?

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Par Me Fabrice Di Frenna, avocat associé, Cabinet SDA 

Cet article présente une information générale. Il ne constitue pas un conseil juridique adapté à une situation particulière. Pour une analyse de votre cas, consultez un avocat.